Cinq principes pour mieux gérer son temps

Cinq principes pour mieux gérer son temps
Maîtrisez votre temps
Contrôler son temps, c'est savoir prévoir et planifier. Mais pas seulement, car les "voleurs de temps" sont partout en entreprise.
Agir dans l'urgence, rendre un dossier au dernier moment, répondre à toutes les sollicitations… Après une journée bien remplie, un sentiment de puissance envahit les quelques-uns qui ont réussi à s'en sortir. Pourtant, bien gérer son temps, c'est refuser d'entrer dans ce cercle vicieux. La gestion du temps demande de prendre du recul et, paradoxalement, de savoir être lent. Les explications de deux experts ayant organisé des formations sur le thème : Jean-Louis Muller, responsable de l'offre management et développement des personnes à la Cegos et auteur des Stratèges du temps (voir notre sélection d'ouvrages), et Patrice Joulia, gérant du cabinet de conseil C2e.
1 Prévoir, hiérarchiser et planifier

C'est une règle de base : chaque semaine, une liste de ce qui est à faire, la fameuse "to do list", doit être établie. Ensuite, ces tâches doivent être triées selon la matrice d'Eisenhower : ce qui est important et urgent, urgent et non important, non urgent et important, non urgent et non important. Cette dernière catégorie de tâches doit être déléguée. "Pour déterminer l'importance et l'urgence d'un élément, explique Patrice Joulia, il faut toujours le relier à sa fonction, au périmètre de son poste et à ses obligations." Au final, l'agenda doit refléter ces priorités, "ainsi que deux grands principes, poursuit Patrice Joulia, qui sont commencer par faire ce qu'on apprécie le moins et regrouper les activités". En clair, ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que de travailler sur ce même dossier d'une seule traite. "Il faut également se garder une marge, précise Jean-Louis Muller, et toujours prévoir environ 30 % d'imprévu dans une semaine."

2 Chasser les "voleurs de temps"

Les "parasites du temps" viennent aussi bien de l'extérieur que de l'intérieur de l'entreprise. Pour être maître du temps, mieux vaut donc trier, voire éviter, ces parasites. "Ce qui dérange le plus, explique Patrice Joulia, c'est la visite d'un collaborateur qui vient avec un nouveau problème, et donc des tâches supplémentaires." Pour éviter cet écueil, mettez en place des horaires de visite et communiquez-les à vos collaborateurs, tout en restant accessible en cas d'urgence. Bref, le manager ne doit pas avoir peur de s'isoler pour traiter les dossiers délicats. Autre grand voleur de temps : le téléphone. "Le téléphone portable doit être considéré comme une boîte vocale, et rien de plus, estime Jean-Louis Muller. Pour filtrer les appels du fixe, comptez sur votre assistante, ou sur un collègue si c'est temporaire."

3 Bien gérer ses e-mails

Rien de pire que la messagerie pour s'installer dans une situation de passivité. Répondre aux e-mails au fil de leur arrivée peut donner l'impression de travailler et d'être très disponible. Mais, in fine, cette stratégie s'avère être une perte de temps qui, en outre, limite le recul et la réflexion. Jean-Louis Muller pratique une méthode bien précise pour limiter ce phénomène : "J'utilise des couleurs qui me permettent de distinguer les messages en interne qui me sont adressés à moi seulement, les messages où plusieurs personnes sont en copie et enfin les e-mails de clients que je connais. Je gère en priorité ces derniers, puis les e-mails internes qui me sont destinés. Si j'ai le temps, je consulte les copies. De plus, j'ouvre ma messagerie uniquement le matin en arrivant au bureau, après le déjeuner et le soir. Le reste du temps, elle est fermée. Enfin, je réponds toujours en mode déconnecté. Cela m'évite de répondre du tac au tac, ou d'envoyer plusieurs mails au lieu d'un."

4 Etre un "stratège du temps"

N'allez pas croire que le temps est uniforme. Pour Jean-Louis Muller, le temps se décompose en "calories" : la charge physique, la charge mentale, le stress, le risque relationnel, la capitalisation des expériences, l'efficience probable et le plaisir. "Pour bien gérer son temps, il faut chercher à réduire au maximum les quatre premiers ingrédients et à maximiser les derniers", explique-t-il. Ces variables dépendent des individus et du moment. Certaines personnes sont, par exemple, plus en forme le soir et profitent du calme pour avancer sur des dossiers délicats. Etre un bon stratège, c'est savoir trouver le moment opportun, c'est-à-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les autres.

5 Prendre du recul

Patrice Joulia compare le manager à un pompier contraint d'éteindre les feux qui se présentent. "Tout le monde a l'impression d'être complètement aspiré par des tâches, sans avoir de temps pour la réflexion", estime-t-il. Pour résister à l'urgence, il faut donc cultiver le recul. "Les managers doivent se mettre en situation de lenteur interne, préconise Jean-Louis Muller, en régulant notamment leur respiration ou encore le débit de leur voix." Paradoxalement, il faut donc être lent pour bien gérer le temps, mais aussi savoir prendre de la distance. Entre deux activités à haute intensité, dix minutes de "sas" s'imposent pour envisager la suite. "Lorsqu'on doit prendre une décision importante, poursuit Jean-Louis Muller, il ne faut pas agir à chaud mais prendre connaissance de tous les éléments avant le soir et attendre le lendemain."